Встречи, поинты, собрания - и как всё это происходит

Тема: некоторые мысли по поводу организации встреч людей, знакомых только по сетевому общению, на примере линукс-поинтов.

Вступление
Часто в блогах и форумах встречаются темы и посты о том, как хорошо было бы встретиться, пообщаться и поговорить. Много комментариев, постов, высказываний, меньше предложений и ещё меньше конкретики. Через некоторое время энтузиазм спадает, люди под разными предлогами отказываются от встреч - и вот вся благородная идея рассыпается в прах...
Унылая картина. И главное, никто не понимает, почему же так происходит?

Несколько слов и предложений
Как человек, уже в третий раз собирающий людей на встречу пользователей Юникс-систем, скажу несколько простых слов по этой теме. Может быть, эти слова помогут организаторам встреч - и может быть, этих встреч станет больше.
Организация встречи: как только вы предложили встретиться - вас сразу будут считать организатором. Нравится вам это или нет, но если хотите, чтобы встреча состоялась, придётся взять на себя некоторое количество неблагодарной работы, необходимой, тем не менее, для успеха предприятия. Никакие отговорки "я не буду этим заниматься" и "это не моё" ваши коллеги не примут: назвались груздем - полезайте в кузов.
Потребуется найти подходящее место встречи, определиться с устраивающих большинство участников временем проведения, цель встречи, взносы (только если вы не угощаете всех) и наконец, приблизительно выяснить количество желающих прийти.
Всё это должно подпитываться вашим энтузиазмом и твёрдой уверенностью в успехе мероприятия.
Состав и количество участников: сразу выясните, кто и как представляет себе будущее мероприятие, чтобы потом не было недопонимания. Если вы будете заставлять людей готовить серьёзные доклады, а они пришли просто попить пива - мне даже не хочется говорить, что из этого выйдет. Поэтому сразу лучше выяснить, сколько будет людей и чего же им хочется от встречи - просто и без обиняков.
Цели встречи: это может быть общение людей, знакомых только по сетевым сообщениям, обмен опытом, программами и вообще совместный отдых. Правильно расставленные акценты - и как бы сама собой образуется ненавязчивая и доверительная атмосфера встречи, в ходе которой люди обмениваются собственными впечатлениями, идеями и знаниями. В обстановке дружбы и доверия.
Место встречи: это самое главное - где в большом городе собрать людей, чтобы можно было бы мирно пообщаться, чего-нибудь съесть и выпить и при этом не иметь конфликтов с правоохранительными органами. Это не так просто, как может показаться. Может быть, участники предложат свои идеи, которые организатор взвесит, оценит и найдёт лучший вариант. В процессе этого вы виртуозно овладеете искусством компромиссов.
Время встречи: какое бы вы не выбрали - оно устроит не всех. Снова идём на компромисс с участниками и выбираем то время, которое удобно большинству собравшихся. Не забываем бодро отписываться об этом на форумах/блогах с тем, чтобы у сомневающихся возникло ощущение "неотвратимости" встречи - вроде всё идёт к тому, что это произойдёт, и во всех участников это вселяет оптимизм. Главное, чтобы организатор этот самый оптимизм не потерял.
Договорённости и координаты: как бы обыденно это не звучало - соберите контактную информацию участников. Желательно иметь мобильные/городские телефоны тех, кто придёт: в случае непредвиденных обстоятельств можно будет оперативно связаться.
Предложения по ходу: совсем не стоит упорно держаться намеченного плана - подстраивайте план под собравшихся, а не наоборот. Вносимые предложения в идеале озвучивают мысль собравшихся, мягко и ненавязчиво. Точно так же разруливаются начинающиеся жаркие споры, грозящие перейти в "религиозные войны" со всеми вытекающим последствиями. Так же неплохо бы прихватить с собой фотоаппарат, а ещё лучше - человека, сколько-нибудь в фотографии сведущего, чтобы по ходу развития мероприятия запечатлевать участников и всё то, что происходило.
После всего: опубликуйте, а ещё лучше опишите то, как прошла встреча. Мне кажется это очень важным моментом: те, кто постеснялся/не смог пойти на встречу, увидят и посмотрят репортаж с места событий и в следующий раз присоединятся к вам. Так же это будет интересно участникам собрания - всегда приятно посмотреть и почитать о том, как все вместе весело провели время.

"Суха теория, мой друг, но зеленеет жизни древо"
Чтобы разбавить конкретикой предыдущие абзацы, приведу несколько примеров.
В первую очередь, людей, которых вы собираете на встречу, должно что-то объединять: общие интересы, увлечения, знакомство по статьям и постам друг друга и прочее. Предложения "а не попить ли нам пивка", как правило, обречены на провал.
Людей не должно быть много - это не митинг, в конце концов. И не гонитесь за количеством участников: труднее организовывать на месте и направлять мероприятие.
Потом, никаких "докладов", "галстухов" и "шмокингов" - как правило, выглядит это вымученно, скучно и серо. Доклады друг друга вы прочитаете на форумах и блогах, а в личном общении, в неформальной обстановке, в каком-нибудь лесочке, под пиво и шашлычок можно узнать об интересующих вас темах гораздо больше. И впечатления останутся хорошие, и собраться ещё раз потом захочется.

Встреча пользователей юникс-систем - общий снимок

Первая встреча - самая сложная. Потом всё обычно организуется проще: будут постоянные участники, они могут помогать в организации встречи, приглашать других и вообще станет проще.

Ссылки:
Собственно, в качестве аргументов привожу репортажи в формате PDF с наших встреч пользователей Линукс и БСД-систем в Москве. За предоставленное место на хостинге огромное спасибо Сергею Ивановскому.
Второй линукс-поинт, 2006 год (PDF, 2.5Мб)
Третий линукс-поинт, 2006 год (PDF, 1.5Мб)
Четвёртый линукс-поинт, 2006 год (PDF, 2.5Мб)
Пятый линукс-поинт, 2006 год (PDF, 0.7Мб)
Шестой линукс-поинт, 2007 год (PDF, 1.3Мб)