Pomodoro: тайм-менеджмент, который работает

Некоторое время назад, автор этих строк сдул пыль с метки "Продуктивность" и поделился своим скромным опытом в Getting Things Done.  В деле увеличения надоев продуктивности, помимо управления задачами (GTD), желательно иметь и методы управления временем. Простой, как всё гениальное, таймер Pomodoro поможет сконцентрироваться на работе и добавит немного юмора в процессе.


Что такое Pomodoro и зачем оно нужно?
Pomodoro это метод тайм-менеджмента, основанный на 25-минутых усилиях по концентрации внимания и систематических 5-минутных перекурах. Так выглядит идеальный Pomodoro из Палаты Мер и Весов:

From Записки дебианщика

"Так это ж таймер!" - воскликнет читатель, и в общем будет почти прав.


Как использовать Pomodoro?
Базовая техника довольно проста:

1. Определяем задачу, которую нужно выполнить (GTD вам в помощь).
2. Установливаем таймер на 25 минут.
3. Работаем над задачей и избегаем любых отвлечений в эти 25 минут.
4. По окончании 25 минут берём 5-минутный перерыв, даже если задача до конца не решена. После перекура заводим Pomodoro снова на 25 минут.
5. После четырёх 25-минутных рабочих заездов, берём длительный перекур в 15-30 минут.

Стоит отмечать то, как часто вы отвлекаетесь и не завершаете каждый 25-минутный заплыв на работу. В конце дня можно посмотреть, насколько плодоовощным плодотворным был день: количество завершённых Помидоров легко подсчитать.

 
Принцип действия Pomodoro
Идея Pomodoro основана на группировке времени блоками. Интервал в 25 минут плюс 5-минутный перекур - как раз столько, чтобы успеть сделать по крайней мере часть работы, при этом не слишком сильно устав.

Дело не в том, чтобы вы успели завершить задачу за 25 минут: Pomodoro просто помогает концентрироваться в эти 25 минут. Отмечая, сколько целых Помидоров ушло на решение каждой задачи, можно научиться лучше прогнозировать расход времени.

Вся идея с механическим или программным таймером в том, что его нужно заводить (активировать) вручную, подтверждая свою решимость к решению рабочих задач. Тикающий таймер напоминает о себе, как напоминает и заводившему его о том, что время идёт.
Почему именно 25 минут? Такой промежуток времени:

• достаточно короткий, чтобы поддерживать дисциплину, противостоять отвлекающим воздействиям и не допускать "выгорание" (burn out) от слишком долгой работы без отдыха, и
• достаточно длинный, чтобы получить реальное чувство прогресса в определенной задаче. Паузы по 5 минут помогают и мозгу отдохнуть,  и переосмыслить то, что сделано за это время.

В Pomodoro также есть встроенный механизм поощрения отдыхом - и вы не будете чувствовать себя виноватым за это. Вообще, это очень здорово - выкинуть из головы организацию задач (GTD) и времени (Pomodoro), меньше думая об организации дел и больше о, собственно, задачах.


Pomodoro и Getting Things Done [GTD]
Xочется подчеркнуть тот факт, что Pomodoro и GTD являются разными методами для решения разных задач. GTD и Pomodoro это как две половинки одной проблемы, они решают две разные проблемы: управление временем и управления проектами.

Pomodoro полезно для управления временем: это не поможет вам организовать ваши проекты на различных уровнях (мозговой штурм - процесс сбора - организация - обзор - выполнение). Pomodoro помогает  выполнять запланированное.

С другой стороны, GTD это инструмент управления проектами и их активными действиями. Проекты естественно возникают в процессе мозгового штурма, и GTD предоставляет очень эффективный способ организации и структурирования проектов.


 
Правила Pomodoro
Несколько важных рецептов, которые особенно пригодились при работе.

Помидор неделим
Pomodoro не может быть прерван - это 25 минут чистой работы, минимальная единица непрерывного рабочего усилия. Если Pomodoro что-то прерывает - сбрасывайте его и начайте всё заново с новым помидором.

Когда Pomodoro прозвенел, отмечайте это крестиком в списке задач и идите на перекур на 3-5 минут. Звонок помидора означает, что текущая деятельность беспощадно закончена, и нельзя продолжать работать "ещё пару минут", даже если вы убеждены, что в эти несколько минут вы можете завершить задачу.

Во время перерыва не стоит заниматься чем-то интеллектуальным - пойдите погуляйте по корридору или добавьте кофе в кружку.


Долгий перерыв после 4 помидоров подряд
Через четыре помидора обычно наступает усталость и желание немного проветриться - следует взять 15-30 минутный перерыв. Это является идеальной возможностью прибраться на столе, отправиться в путешествие к кофеварке, посмотреть электропочту или просто отдохнуть.

Автор этих строк нередко приходил к решению задачи, прогуливаясь на свежем воздухе после этих самых четырёх помидоров. Главное - не делать ничего сложного, в противном случае мозги не будут в состоянии переварить то, чему вы научились за эти 4 помидора.


Борьба с дольками помидоров
Иногда бывает так, что задача закончена, а Помидор ещё тикает. Применяем правило "Если Pomodoro заведён, он должен прозвенеть". Это хороший повод, чтобы пересмотреть то, что сделано, оценить и поправить. Мелкие задачи, каждая из которых на помидор не тянет, допускается объединять в один помидор.


Сделайте отвлекающие факторы видимыми
Если вас отвлекает что-то извне (коллеги, электропочта, телефон) или изнутри (идеи и\или голоса в голове) - ставьте апостроф в листе с задачами на день и пишите, что бы вы хотели сделать (как бы глупо это ни выглядело). После этого продолжайте работать над задачей. В пятиминутный перерыв можно посмотреть на этот список и решить, так ли важно делать те вещи, которые вас отвлекали. В этом случае Помидор не прерван и продолжает тикать.

Вся соль Помидора в обеспечении непрерывности текущей деятельности. Для отвлекающих факторов есть опции:

• это можно сделать в течение следующих Pomodoro.
• это может быть перенесено где-то в течение дня, вместо других видов деятельности.
• это можно перемещать из Pomodoro в Pomodoro, если это возможно, до конца дня.

Это помогает сосредоточиться на определённой деятельности.


Следующий Помидор пойдёт лучше
Даже если что-то пошло не так, особенно в начале освоения техники - не сдавайтесь. Следущий помидор будет лучше, и научит фокусироваться на конкретном временном отрезке: одна задача за раз, один шаг за раз, и перекур.

Pomodoro позволяет сфокусировать внимание на текущем моменте, подчеркивая важность непрерывного усилия.

Так что если вам иногда не хватает смелости или определённости - смело заводите Помидор и приступайте к планированию или осуществлению задуманного. И даже если что-то пошло не так - следующий помидор пойдёт лучше.


Битва за Урожай: личный опыт
Прочитать cheat-sheet на сайте могут все и автор не собирается его пересказывать, но есть ряд важных моментов.

Ключ к успеху - планирование
Первый утренний помидор - прогревочный. Открываем свой органайзер и думаем, что мы хотим сегодня сделать из списка шагов в нашей системе GTD. В листе Things To DO вписываем шаги, которые хотим сделать, и пишем примерное количество помидоров, которое это займёт. Если помидоров требуется больше 10 - задачу стоит разбить на меньшие куски.


Оценка времени выполнения задачи
Чем больше используете Pomodoro, тем лучше сможете оценивать, сколько реально времени потребуется для выполнения задачи. С течением времени вы накопите некоторую статистику таких же или аналогичных задач. Это поможет принимать решения о том, следует ли брать на себя новые задачи и проекты, учитывая поставленные дедлайны.


Статистика работы и объективная оценка усилий
Так как количество задач теперь на бумаге, появляется возможность оценивать свою продуктивность. Интересно посмотреть на среднее количество помидоров в неделю или в день.

Так, автор этих строк любил поманьячить по выходным и сделать что-нибудь, пока народу в кабинете немного. Это приводило к падению продуктивности в течение недели, и только после Pomodoro это удалось оценить количественно.


Борьба с отвлекающими факторами
В течение первой недели, я старался изо всех сил, чтобы получить больше, чем 3-4 помидора в день, не отвлекаясь. Больше всего отвлекает электропочта и соседи по кабинету. С электропочтой сладить было проще, с коллегами - сложнее. Любителям подёргать автора за хобот обычно говорится, что "помидор ещё не дотикал" - и народ не обижается, и отвлечений меньше.

Постоянный ритм, или Сколько помидоров в день можно взять?

Замечательное свойство Pomodoro в том, что создаётся и соблюдается определённый график работы. Чтобы гарантировать неизменно высокую производительность, не нужно заставлять себя работать или учиться с утра до ночи. Это неэффективно. Вы не сборочная линия, которая производит больше, если работает длительное время без остановки.

Люди функционируют иначе. Соблюдая правила перерывов между отдельными Pomodoros, вы можете работать и учиться, сохраняя при этом свой ​​темп. После месяца постоянного использования  удаётся набирать 10-12 помидоров в день без ощущения "выжат как лимон", рекорд пока - 16 помидоров.

Время помидора и перекура подбирается экспериментально. Тем не менее, настройки по умолчанию в 25-30 минут работы и 5 минут перекура близки к оптимальным.

Где взять Pomodoro?
Физическая реализация значения не имеет: сойдёт любой кухонный таймер. Но если хочется красоты, то есть и отдельные приложения.


Pomodoro for Linux [True Old School]
Ортодоксально, олдскульно и консольно:

#! /usr/bin/env bash
# File: tomatoe.sh
# What the..?: A simple timer to apply The Pomodoro Technique.
# Who the..?: ksaver (at identi.ca).
# Why? : In the Hope of this little script can be useful...
# When?: July 2010.
# Requieres: bash, play, zenity (nix like OS, of course).
# More Info: http://www.pomodorotechnique.com
# License: Public Domain.
# Not any warranty at all.
#---------------------------------------------------------------

scriptname=$(basename $0 .sh)
scriptvers='0.6'

## --- Set preferences ---
minute=60 # Secs in one min. 60 (habitually).
m_resting=5 # Resting time. Default 05 minutes.
m_working=25 # Working time. Default 25 minutes.
s_resting=$(($m_resting*$minute)) # seconds to resting.
s_working=$(($m_working*$minute)) # seconds to working.
audio_warning="/home/$USER/Audio/attention.wav" # some cute audio warning.
## -----------------------

function starting_dialog()
 {
zen_dialog --title "$scriptname - $scriptvers" --question \
--text="Starting Tomatoe Timer:\
 \n$m_working Mins Working/$m_resting Mins Resting."
return $?
}

function tomatoe_timer()
 {
TASK=$1
LIMIT=$2
COUNT=0
while [ $COUNT -lt $LIMIT ]
do
echo $(($COUNT*100/$LIMIT)) # % percentage %
let COUNT=$COUNT+1
sleep 1
done | zen_dialog --title="Cycles: $count_cycle" --progress --auto-close \
--text="Time to $TASK ($(($LIMIT/$minute)) Mins)...\t"
return $?
}

function zen_alert()
 {
play "$audio_warning" & # Decomment if you want a sound warning.
zen_dialog --title="Cycles: $count_cycle" --question \
--text="Time to $1 has Finished!\nShall I Continue?"
return $?
}

function zen_dialog()
 {
/usr/bin/env zenity "$@"
}

function __main__()
 {
count_cycle=1
starting_dialog || exit
while true
do
tomatoe_timer "Working" $s_working
zen_alert "Working" || exit
tomatoe_timer "Slacking" $s_resting
zen_alert "Slacking" || exit
let count_cycle=$count_cycle+1
done
}

## Run script...
__main__

Автор скрипта не вміє розмовляти на англійській мові, так что если вас коробит "Time to working" - можно исправить в тексте. Выглядит просто и аскетично:

Нужно установить пакет zenity, который позволяет выводить графические окошки прямо из консольных скриптов.


Pomodoro for GNOME
Для гномьего десктопа есть Tomighty:

или в виде апплета Indicator-Pomodoro:


Для тех, кто использует GNOME3, есть ещё расширение под gnome-shell

Pomodoro for KDE
Любителям KDE с плазмой, которая никогда не падает, придётся по душе плазмоид Procrastinate No More. Выглядит вполне стильно и молодёжно:
 

Есть специальный плазмоид для Pomodoro, который называется Tomatoid:

 Можно сворачивать в трей и работать.


Pomodoro for Xfce
Здесь всё немного хуже - есть только апплет parantapa на гитхабе, и bash-скрипт для Xfce.  С другой стороны, можно попробовать Tomighty от Гнома, Xfce4 Time Out,

или Alarm Clock (для Гнома, но работает и в Xfce).


Pomodoro for Android 
Владельцам смартфонов на Андроиде пригодится хорошее и бесплатное приложение Pomodroido - без рекламы, и умеет всё что нужно.

 Можно настроить, чтобы не тикало, а вибрировало в конце срока - удобно, если работаете в кабинете, где вы не один.


Pomodoro for Windows
Если кто-то всё ещё кипятит использует Windows, для Pomodoro можно поставить софтину на джаве под названием Flowkeeper, (под Linux и IceWM завести не удалось), функциональность имеет базовую.

Pomodoro for Mac
Гламурным макинтошевцам можно присоветовать http://pomodoro.ugolandini.com/ которая будет сидеть в menu bar и тикать, напоминая, что надо бы работать.

Pomodoro for Web
Вебдванольщики оценят стильно-модно-молодёжный сайт с Помидором:
http://www.tomato-timer.com/
Красиво и даже есть клавиатурные сокращения.


Ссылки
Интересные соображения и красивая картинка взяты отсюда. Для желающих Теории Помидороконцетрации есть небольшая (и бесплатная!) книга. Подробнее о реализации Pomodoro для MacOS можно почитать тут.

На написание этого поста ушло в общей сложности 6 pomodoro.